MENENTUKAN SISTEM KEARSIPAN
UNTUK SMK KELAS XI
DISUSUN OLEH:
RIRIN WULANDARI
A. Sistem kearsipan ditentukan yang sesuai dengan kebutuhan.
Pengertian Kearsipan:Suatu kegiatan atau proses pengaturan dan penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem tertentu,sehingga apabila arsip tersebut dibutuhkan dapat ditemukan dengan cepat dalam waktu yang singkat.
Fungsi Arasip menurut UU No.7 Tahun 1971 Yaitu:o Arsip dinamis yaitu arsip yang masih digunakan secara langsung dalam penyusunan perencanaan,pelaksanaan dan penyelenggaraan dalam kehidupan kebangsaan pada umumnya.
o Arsip statis yaitu arsip yang sudah tidak digunakan lagi secara langsung untuk perencanaan,penyelenggaraan, kegiatan tugas pokok maupun dalam kegiatan kebangsaan.
o Tujuan Pengelolaan Arsip
Dalam UU No 7 Tahun 1971 pasal 3 dinyatakan, bahwa tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang Perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan Kebangsaan serta untuk menyediakan bahan-bahan pertanggungjawaban bagi pemerintah.
Masalah Pokok Dalam Kearsipan 
Tidak dapat menemukan kembali secara cepat dari bagian arsip sesuatu surat yang diperlukan oleh pimpinan/satuan organisasi. Peminjaman/pemakaian surat oleh pimpinan/satuan organisasi lainnya,jangka waktunya sangat lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan. Bertambahnya surat-surat ke dalam bagian arsip tanpa ada penyingkirannya, sehingga tempat dan peralatannya tidal lagi mencukupi. JENIS-JENIS ARSIP
1. Vital Record (Warkat sangat penting) yaitu warkat yang mempunyai nilai sangat penting bagi suatu organisasi atau instansi, untuk itu warkat jenis ini perlu disimpan secara terus-menerus (abadi) selama organisasi itu masih berdiri.
2. . Important record (warkat penting), yaitu warkat yang mempunyai kegunaan besar untuk suatu jangka waktu yang cukup lama 3 tahun ke atas, untuk itu warkat jenis ini perlu disimpan secara tertib, misalnya Surat Perjanjian Sewa menyewa dan lain-lain.
3. Useful record (warkat berguna), yaitu warkat yang mempunyai keguanaan biasa untuk jangka waktu biasa, untuk itu warkat jenis ini perlu disimpan sesuai dengan daftar retensinya (lama penyimpanan), biasanya di berbagai organisasi/instansi jenis warkat ini paling banyak jumlahnya, contoh: surat-surat kantor pada umumnya.
4. . Non essential record (warkat tidak penting), yaitu warkat yang kegunaannya menjadi habis setelah selesai dibaca. Untuk warkat jenis ini tidak perlu disimpan dalam file,tetapi dapat langsung dimusnahkan atau cukup diingat isinya atau dicata dalam agenda harian. Contoh: undangan rapat dan lain-lain.
Peranan Arsip
- Sebagai pusat informasi,maksudnya setiap arsip dapat membantu ingatan seseorang tentang suatu naskah tertentu.
- Sebagai sumber dokumentasi,maksudnya arsip dapat dipergunakan oleh pimpinan organisasi dalam rangka pengambilan keputusan secara tepat tentang masalah yang sedang dihadapi.
- Sebagai bukti resmi untuk pertanggung jawaban penyelenggaraan administrasi.
Nilai Guna Arsip
v Nilai guna administrasi adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga instansi pencipta arsip.
v Nilai guna hukum adalah nilai guna arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintahan.
v Nilai guna keuangan adalah arsip yangmempunyai nilai guna keuangan yang berisikan hal ihwal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.
B. Sistem penyimpanan yang sesuai dengan jenis organisasi/ instansi.
Pengertian Sistem Penyimpanan Arsip
Suatu rangkaian kerja yang teratur yang dapat dijadikan pedoman untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.
Tujuan Sistem Penyimpanan Arsip
Menghemat waktu Menghemat tenaga Menghemat tempat Ciri-ciri Sistem Penyimpanan yang Baik
v Tidak memakan tempat, letak dibuat seefektif dan seefisien mungkin.
v Sederhana dan praktis,mudah dilaksanakan dan tidak terbelit-belit.S
v Cocok dan tepat guna disesuaikan dengan tujuan/kepentingan.
v Fleksibel; mudah dikembangkan apabila ada perluasan kerja dan mudah dilaksanakan.
v Klasifikasi yang khusus;keanekaragaman arsip dapat menimbulkan kesulitan.
Sarana Filing Sistem
Ø Daftar klasifikasi adalah suatu daftar yang berisi pengelompokkan arsip secara sistematis.
Ø Kode arsip adalah tanda pengenal pengganti dari daftar klasifikasi.
Ø Indeks adalah tanda pengenal yang merupakan alat bantu sebagai petunjuk untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip yang diperlukan.
Tunjuk silang adalah untuk menunjukkan apabila ada arsip yang mempunyai dua nama atau dua dua permasalahan atau lebih yang saling berhubungan
Macam-macam Filing Sistem
Sistem abjad adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan abjad,disusun mulai huruf A sampai dengan Z. Sistem masalah adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan pokok permasalahan dalam surat atau dokumen yang bertalian. Sistem Wilayah adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan letak wilayah dengan berpedoman kepada daerah. Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan urutan waktu/kronologis dari tanggal,bulan,dan tahun penerimaan surat/dokumen. Sistem Nomor adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan nomor. Asas-Asas Kearsipan
ž Asas Sentralisasi yaitu penyelenggaraan kearsipan dipusatkan pada suatu bagian organisasi/unit kerja tersendiri.
ž Asas Desentralisasi yaitu penyelenggaraan kearsipan yang tidak dipusatkan pada satu unit/bagian organisasi,tetapi penyimpanan surat/warkat dilakukan pada unit/bagian secara sendiri-sendiri.
ž Asas Gabungan adalah penyelenggaraan pengelolaan arsip dengan memadukan kelebihan asas sentralisasi dan desentralisasi, sehingga kelemahan dari kedua asas tersebut dapat diminimalisir.
Kebaikan Asas Sentralisasi
ü Mudah menyeragamkan cara kerja.
ü Pengawasan yang efektif dapat ditingkatkan.
ü Penghematan biaya dan penggunaan perabot serta alat-alat kantor dapat lebih hemat pula.
ü Penggunaan tenaga kerja lebih fleksibel.
ü Mudah mengatur dan meratakan beban kerja kegiatan kantor
Kelemahan Asas Sentralisasi
v Jika arsip diperlukan tidak dapat segera diperoleh karena harus melalui prosedur,apalagi bila letak tempatnya berjauhan.
v Sistem yang dipergunakan ada kemungkinan tidak sesuai dengan kegiatan bagian masing-masing.
v Pegawai arsip tidak memiliki pengetahuan bagian lain secara menyeluruh.
v Makin besar bagian kearsipan makin mudah hilangnya surat/warkat.
Kebaikan Asas Desentralisasi
ž Mudah memperoleh surat/warkat yang diperlukan.
ž Waktu dan tenaga lebih hemat karena ada di lokasi unit atau bagiannya.
ž Sistem dan metode dapat disesuaikan dengan kegiatan masing-masing.
Kelemahan Asas Desentralisasi
q Tidak ada keseragaman prosedur dan perlengkapan.
q Pemborosan biaya dan perlengkapan.
q Pengawasan secara keseluruhan dari pimpinan lebih lanjut.
q Kemungkinan terdapat kekembaran arsip karena tiap unit/bagian memiliki arsip sendiri-sendiri.
